A conformidade regulatória é um dos pilares fundamentais para a sustentabilidade e o sucesso de qualquer organização. Em um ambiente de constantes mudanças de normas e regulamentos, a conformidade torna-se essencial, representando um desafio contínuo para empresas e instituições de todos os setores.
Dessa forma, os profissionais precisam compreender a complexidade das leis e regulamentos para guiar adequadamente as organizações e/ou seus clientes, garantindo que todos estejam agindo de acordo com as normas aplicáveis.
Nesse contexto, vamos explorar de maneira clara e sucinta os fundamentos desse conceito, os principais desafios e o papel crucial que a tecnologia desempenha ao auxiliar as organizações em sua busca pelo compliance regulatório.
1º Desafio: Complexidade e Volume das Normas
Nos últimos anos, no Brasil, foram editadas mais de 3,6 milhões de normas. Diante disso, há uma necessidade constante de estar em conformidade com essas regulamentações, especialmente no setor financeiro, que abrange uma grande e complexa estrutura composta por resoluções, instruções, normativas, circulares e leis a serem seguidas.
Essas empresas operam em um cenário onde as normas regulatórias são vastas e frequentemente atualizadas. A complexidade dessas normas pode variar de acordo com o setor e a localização geográfica da empresa, exigindo um monitoramento constante e uma interpretação precisa para garantir a conformidade.
Outro fator que impacta organizações com mais de uma unidade é a necessidade de lidar com múltiplas jurisdições, o que aumenta a quantidade de normas a serem seguidas, pois cada uma tem suas próprias exigências regulatórias.
Diante desse cenário, enfrentamos o desafio de compreender e implementar uma ampla gama de requisitos. Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma grande aliada, oferecendo uma visão centralizada, unificada e atualizada dessas normas.
Além disso, dispor de um monitoramento contínuo sobre mudanças nas regulamentações contribui para uma adaptação rápida e precisa. Atualmente, existem ferramentas para isso, como a Plataforma Be Standards, que oferece recursos de gestão e monitoramento de requisitos, auxiliando na compreensão e aplicação correta das normas.
2º Desafio: Riscos de Não Conformidade
O não cumprimento de normas e regulamentos pode resultar em penalidades severas, como danos à reputação, perdas financeiras significativas e até mesmo ações legais. Gerenciar os riscos de não conformidade exige uma abordagem proativa e organizada, sendo crucial realizar uma análise crítica para identificar potenciais áreas de risco a fim de preveni-los e mitigá-los.
Dessa forma, é importante realizar a avaliação dos riscos, considerando o impacto e a probabilidade de materialização do risco. O impacto diz respeito às consequências que serão geradas caso o risco aconteça, enquanto a probabilidade refere-se às chances desse risco ocorrer.
A combinação do impacto e da probabilidade resultará na criticidade do risco. É recomendado possuir uma representação gráfica do risco no mapa de calor, pois ela fornece a base para entender onde estão alocados os riscos de alto, médio e baixo impacto, auxiliando no processo de decisão quanto ao tratamento dos riscos.
Um recurso que pode contribuir para a otimização da análise e gestão de riscos é a implementação de auditorias regulares de forma automatizada. Dessa forma, será possível avaliar e monitorar constantemente os riscos e possíveis incidentes, possibilitando a implementação de planos de ação para resolver os apontamentos identificados na auditoria e evitar a reincidência.
3. Integração com Controles Internos
Integrar os requisitos de compliance regulatório nos processos internos da empresa pode ser desafiador, especialmente em organizações com estruturas complexas e distribuídas.
A conformidade deve ser vista como uma parte integrante dos processos diários, e não como uma tarefa separada. É crucial garantir que as práticas de conformidade sejam incorporadas de maneira eficiente e eficaz.
Manter a documentação de todos os controles internos de forma organizada e disponível para todas as partes interessadas garante que políticas, procedimentos e controles sejam integrados aos processos de todas as operações. Isso promove uma cultura de conformidade e facilita a adesão dos colaboradores.
4. Formação e Capacitação dos Colaboradores
A conformidade não pode ser alcançada sem o comprometimento e a capacitação contínua dos colaboradores. Treinamentos regulares e eficazes são essenciais para garantir que todos estejam cientes das políticas e práticas de compliance.
A falta de conhecimento ou compreensão das regulamentações pode levar a erros inadvertidos que resultam em não conformidade. Portanto, as organizações devem manter todos os colaboradores informados e capacitados sobre as normas e práticas de conformidade.
Realizar a gestão de treinamentos com conteúdos atualizados assegura que todos os colaboradores possuam acesso às informações necessárias para a sua atuação. Uma excelente recomendação é estabelecer treinamentos com questionários de fixação e certificados, pois isso estimula o colaborador, incentivando sua participação ativa e gerando um aprendizado contínuo.
Dicas Práticas para um Compliance Regulatório Eficaz
Após analisarmos os desafios relacionados à implementação de um programa de compliance regulatório, é fundamental considerar as melhores práticas que podem auxiliar as organizações a superar essas dificuldades. Dessa forma, elencamos abaixo as principais estratégias que podem ser adotadas para garantir um programa de compliance regulatório efetivo:
- Identificar as normativas: Identificar todas as leis, regulamentos, e demais normas aplicáveis à organização.Ao identificar as normativas, verificar todos os procedimentos necessários que devem ser implementados, e todas as evidências para atendimento ao requisito da normativa.
- Avaliar os riscos: Avaliar os riscos associados ao não cumprimento das regulamentações e identificar as áreas de maior vulnerabilidade.
- Desenvolver políticas, procedimentos e estabelecer controles: Elaborar políticas, procedimentos e estabelecer controles para garantir conformidade com as regulamentações.
- Treinamento: Fornecer treinamento aos colaboradores, para que compreendam as regulamentações e busquem agir em conformidade com elas.
- Monitoramento: Estabelecer processo para monitorar continuamente a conformidade com as regulamentações, e realizar auditorias regulares para identificar possíveis falhas, para busca de melhorias.
- Resposta a incidentes: Ter estabelecido um procedimento para violações de conformidade, ações corretivas e preventivas.
- Atualização contínua: Manter uma comunicação transparente sobre as mudanças das normativas, para alteração ou ajustes das práticas de compliance conforme necessário.
Como vimos, o Compliance Regulatório não só busca a conformidade com as normas, mas também atua de forma preventiva para que não ocorra a violação do normativo, e isso nos leva aos chamados riscos regulatórios.
Conclusão
A conformidade não deve ser vista apenas como uma obrigação legal, mas como uma oportunidade para fortalecer a governança corporativa e ganhar a confiança do mercado. Tendo em vista o alto número de regulamentações, realizar a gestão através de meios coerentes que possibilitem o acompanhamento de todos os requisitos viabiliza a efetividade do monitoramento.
Investir em ferramentas tecnológicas e na formação contínua da equipe é o caminho para driblar os obstáculos do compliance e assegurar a conformidade regulatória de forma eficaz e eficiente. Essa abordagem não apenas protege a empresa contra penalidades, mas também promove uma cultura de ética na organização.
Pensando nisso, a Be desenvolveu uma plataforma voltada para o compliance regulatório – Be Standards, que possibilita a realização de uma gestão centralizada e integrada de todos os requisitos das normativas através de um painel visual super moderno, onde possibilita:
- Concentrar as evidências em um só lugar;
- Realizar Gestão de Riscos e Documental;
- Treinamentos;
- Estabelecer plano de ação;
- Analisar riscos;
- Monitorar políticas, procedimentos e controles internos;
- Realização de auditorias e revisões, e muito mais.
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