Introdução
Você já se perguntou como proteger sua empresa de práticas inadequadas e violações éticas? Descubra o poder do “Canal de Denúncias” como meio seguro e sigiloso para relatar irregularidades. Neste guia, vamos explorar as vantagens desse importante recurso dentro de um programa de integridade e como implementá-lo com sucesso. Saiba como prevenir atos indevidos, mitigar fraudes e fortalecer a cultura organizacional, garantindo transparência e confiança. Acompanhe e descubra as etapas para implementar um Canal de Denúncias eficaz em sua empresa.
O que é um Canal de Denúncias?
Canal de denúncias é o meio de comunicação que o colaborador, um prestador de serviços, um fornecedor, um cliente, entre outros stakeholders tem para relatar/reportar alguma irregularidade ou violação às normas internas da empresa, legislação e aos padrões éticos e de boa conduta. É um canal de comunicação seguro e sigiloso, de modo a evitar qualquer retaliação aos denunciantes.
É ferramenta essencial dentro de um programa de integridade (Compliance), já que ajuda a prevenir atos indevidos, prejuízos na imagem da empresa, perdas financeiras e traz ganhos no aspecto cultural da organização.
Vantagens da implementação do canal de denúncias
São inúmeras as vantagens de se implementar um canal de denúncias na sua empresa, dentre elas:
- Constatar práticas inadequadas e ilegais rapidamente e tratar os problemas internamente de forma eficiente, minimizando as chances de uma demanda judicial, multas, sanções e prejuízos financeiros.
- Prevenir e mitigar fraudes e condutas antiéticas.
- Aumentar a confiança do colaborador, terceiros e parceiros na empresa, melhorando o clima interno, produtividade e reputação.
- Promover a transparência interna e externa e incentivar as boas práticas dentro da organização.
- Possibilitar a redução de multas e sanções, de acordo com a lei anticorrupção.
- Possibilitar que a empresa participe de licitações e negocie com entes governamentais.
- Em alguns casos adequa a empresa à legislação.
Para termos ideia da importância e impacto que a implementação de um canal da ética representa na empresa, o relatório de 2020 da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) mostrou que, entre 2018 e 2019, 43% das 2.504 fraudes ocorridas em 125 países foram detectadas por meio de canais de comunicação (Report of the Nations 2020).
Os casos vão desde uma denúncia de assédio moral ou sexual, passando por roubo de ativos e desvios de carga, até situações que envolvem corrupção e acesso indevido a informações privilegiadas. Enfim, assuntos que impactam diretamente no resultado da empresa.
Algumas empresas optam por desenvolver um canal de denúncias interno, mas a aderência, principalmente dos colaboradores, a esse tipo de canal não é satisfatória, já que traz uma certa insegurança dos denunciantes em relação ao anonimato.
Um canal de denúncias externo, de empresas especializadas, torna-se mais efetivo, pois deixam os denunciantes mais seguros por não estarem fazendo o relato para alguém da própria empresa e por isso gera uma aderência maior.
Etapas da implementação do Canal de Denúncias
A seguir vamos identificar algumas etapas importantes para a implementação de um canal de denúncias.
1) Entenda as necessidades da sua empresa
A sua empresa já conta com um programa de compliance? Existe algum canal de comunicação? Como a empresa trata atualmente eventuais denúncias? Existe a exigência de implementação por parte dos parceiros de negócio?
2) Esteja de acordo com as leis aplicáveis ao seu negócio
É importante analisar as leis aplicáveis ao negócio da sua empresa e verificar a obrigatoriedade de implantação de um canal de denúncias independente.
As empresas precisam ficar atentas à legislação vigente para não ficarem sujeitas à multas por falta de adequação à lei.
3) Estruture o funcionamento do Canal de Denúncias
Defina a equipe responsável pelo Canal de Denúncias (comitê/comissão de ética) que terá acesso às denúncias e fará a investigação interna dos chamados.
A comissão de ética deve, preferencialmente, ser formada por colaboradores de diferentes áreas e níveis hierárquicos para garantir isonomia e uma investigação efetiva.
Estabeleça as etapas de investigação.
4) Elabore um código de ética e uma política do canal de denúncias
Se a sua empresa ainda não tem um Código de Ética e Conduta, é importante a sua elaboração cuidadosa, com previsão das regras internas da empresa e também de regras externas pertinentes ao negócio.
Estabeleça uma Política de Canal de Denúncias explicando de maneira clara e objetiva o funcionamento do Canal e garantindo o anonimato do denunciante, sigilo das informações e a não retaliação.
5) Faça a divulgação adequada do Canal de Denúncias
Para a implementação de um Canal de Denúncias eficaz é importante planejar campanhas de divulgação e de conscientização. As pessoas que vão usá-lo devem entender seu funcionamento e sua importância.
Para essa divulgação podem ser utilizadas diferentes ferramentas, como e-mails, newsletters, intranet e até mesmo um treinamento interno. Se o seu negócio tem um mural interno, é importante a divulgação lá também.
Durante a divulgação, é fundamental assegurar o anonimato da fonte, caso o denunciante não queira ser identificado.
A ampla divulgação do Código de Ética e Conduta também é muito importante. Fica muito mais fácil identificar se a atitude é correta ou não quando as regras são bem claras e conhecidas por todos.
Conclusão
O seu Canal de Denúncias só será efetivo se contar com a participação e o engajamento direto dos colaboradores. Portanto, na comunicação e treinamento, é importante mostrar para eles os benefícios que essa ferramenta pode trazer para o dia a dia profissional, como, por exemplo, mais transparência e ética para toda a organização.
A comunicação deve ser periódica e também realizada logo no processo de integração dos novos colaboradores. E como meio de lembrar sobre essa iniciativa você pode reforçar em reuniões a importância dessa ferramenta.
Importante frisar que o envolvimento dos líderes na divulgação do programa de integridade e implementação do canal da ética é importante para o engajamento dos colaboradores.
Como a Be te ajuda?
A implementação de um canal de denúncias eficaz pode ser trabalhosa e constitui um processo contínuo de comunicação. A Be Compliance disponibiliza uma plataforma de Canal de Denúncias, métricas (dashboard relacionado ao canal), interação com denunciantes anônimos através do protocolo e senha, kits de comunicação, treinamentos e muito mais. Não deixe de agendar uma apresentação.
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