A pergunta sobre como fazer uma investigação interna é eficaz é bastante comum na área de Compliance, no entanto o que é importante mencionar desde já é que cada empresa pode adotar um método de investigação interna que for mais adequado. Não existe uma norma específica para se iniciar uma investigação, no entanto existem recomendações de associações e órgãos oficiais para a boa condução de investigação, veremos os detalhes dessas recomendações neste artigo.
De acordo com um relatório da Associação de Examinadores Certificados de Fraudes (ACFE), “40% das fraudes investigadas em uma empresa são identificadas por um funcionário ou terceiros”, por esse motivo é essencial disponibilizar canal de denúncias adequado para o recebimento de denúncias para então começar a investigação.
O primeiro passo é determinar qual a complexidade, pois dessa forma é possível verificar a melhor forma de apurar a denúncia.
Após determinar a complexidade da denúncia, é a hora de criar um plano de ação:
- Nomear a Equipe de apuração
- Determinar um prazo para a apuração
- Mapear as ferramentas que serão utilizadas, que podem ser: análise de vídeos, análise de documentos, realização de entrevistas, entre outros métodos.
Depois de traçado todo plano de ação, é hora de colocá-lo em prática. A Investigação é a parte fundamental para solucionar a denúncia, ela deve ser feita com muita cautela e os documentos muito bem analisados.
A parte mais crítica de um processo de investigação são as entrevistas, isso porque a prática requer neutralidade e prudência, pois se a entrevista não estiver bem conduzida , ela poderá levar informações falsas que podem influenciar no processo investigativo.
Além disso, as entrevistas sempre devem ser feitas com discrição, para evitar qualquer tipo de comunicação indevida dentro da empresa. Ainda, é recomendado realizar entrevistas em locais fechados, sem que haja a exposição da pessoa entrevistada e deve ser feita sempre por duas ou mais pessoas, uma delas é importante ter uma breve experiência.
Antes da entrevista é importante que a equipe já tenha preparado um roteiro de perguntas, onde as mesmas devem ser simples, objetivas e discretas.
Ainda, deve-se criar um ambiente leve e ter empatia pelo entrevistado, pois é normal que os entrevistados se sintam nervosos e desconfortáveis com a situação.
Ao terminar a entrevista não se esqueça de agradecer o entrevistado e solicitar a assinatura do termo de entrevista.
É essencial também que após a investigação, o setor de compliance deve elaborar um relatório do que foi apurado e enviar ao comitê de ética ou o conselho da empresa, para serem tomadas as devidas providências.
Fontes:
