Como tornar um Canal de Denúncias eficaz nas empresas?

A 12ª edição do Reporte Global sobre Fraude Corporativa, pesquisa realizada com 133 países, revelou que as organizações perdem em média 5% do faturamento anual, sendo uma média de US$ 1.738.000,00, por conta de fraudes. Diante da exorbitante perda financeira, é de suma importância que as empresas implementem meios para prevenir, detectar e remediar fraudes. Encaixa-se então o Programa de Integridade, que traz mecanismos capazes de atuar diretamente contra as fraudes. É com esses motivos que vamos te ajudar a ter um Canal de Denúncias eficaz!

Canal de Denúncias Eficaz

Dentre os mecanismos do Programa de Integridade para prevenção e detecção de fraudes, temos o Canal de Denúncias, que é o meio pelo qual denunciantes, colaboradores e terceiros podem informar a empresa sobre a identificação ou suspeita de ilícitos. Com a denúncia, a empresa pode realizar a investigação interna e então tomar as medidas cabíveis para cessar a situação fraudulenta o quanto antes e tentar recuperar as perdas financeiras.

Além da apuração de fraudes, o Canal de Denúncias serve também para a identificação e tratamento de situações de não conformidade, tais como: corrupção, assédio moral e sexual, roubo, furto, entre outros. No entanto, não basta haver um canal para recebimento de denúncias. É preciso tomar uma série de medidas para que o meio seja eficaz no combate às fraudes. Por esse motivo, separamos abaixo os principais aspectos para se ter um Canal de Denúncias eficaz.

Participação dos colaboradores, sigilo e não retaliação

O canal será eficaz apenas se os colaboradores encaminharem denúncias. Assim, é preciso que todos os funcionários e terceiros da empresa se sintam confortáveis em fazê-lo. É comum não denunciarem por medo de serem identificados e sofrerem retaliação por parte do denunciado ou de outras pessoas na organização. Dessa forma, é essencial garantir que não haverá qualquer tipo de retaliação e que o Canal de Denúncias é anônimo, com o sigilo de identidade garantido.

Para esse aspecto, a comunicação é a chave para as organizações, que devem adotar políticas e utilizar meios de comunicação internos, tais como e-mails, quadro de avisos e palestras, para conferir a segurança e o sigilo ao potencial denunciante. 

Investigação Interna

Após o recebimento da denúncia, é essencial que a empresa a investigue de forma detalhada e sigilosa. Não basta o recebimento – é preciso que o departamento de Compliance ou a empresa terceirizada especializada em investigação interna analisem a denúncia.

Nesse momento é importante que a organização tenha um protocolo de investigação, com os passos que irá seguir para analisar e os meios de análise, que podem ser: entrevistas com denunciantes e testemunhas, avaliação de documentos, análise de câmeras de segurança, entre outros elementos.

Ademais, é essencial preservar o sigilo de toda a investigação. Não se trata apenas do sigilo da identidade do denunciante, mas também do sigilo do denunciado, das testemunhas e dos demais envolvidos no processo investigativo. 

Assim, após a investigação interna deve ser realizado o Reporte de Denúncia com o resumo dos passos e apurações para que o Comitê de Ética, ou outro órgão interno da empresa, delibere sobre as medidas disciplinares a serem aplicadas.

Tone at the top

Não há programa de Compliance eficaz sem a participação da alta gestão. Isto também se aplica ao Canal de Denúncias. A cúpula da empresa deve apoiar o canal e participar das comunicações internas para garantir o sigilo, a não retaliação e para explicar sobre a importância do canal.

O tom da cultura empresarial sempre deve vir de cima para baixo porque é a liderança quem dita este tom. Os colaboradores sempre olham para o comportamento de quem está na direção para entender como devem atuar em seu dia a dia. Dessa forma, é essencial a participação da alta gestão na divulgação do canal.

Retorno ao denunciante

Uma das grandes causas de ineficácia do Canal de Denúncias é a perda de confiança nele por parte dos denunciantes. Essa perda pode ocorrer quando delatores realizam a denúncia, mas têm a sensação de que “nada aconteceu”, ou seja, a situação não foi resolvida ou investigada pela empresa. Esse pensamento pode desestimular os denunciantes a realizarem delações no futuro e assim o canal deixa de ser eficaz.

Para contornar essa questão, a empresa deve comunicar ao denunciante o status do processo, bem como deve poder se comunicar com o mesmo, preservando a sua identidade, para buscar mais informações sobre o caso. Dessa forma, o denunciante compreende que o canal de denúncias é eficaz e há o incentivo para realizar novas delações.

Métricas

É essencial que o Canal de Denúncias registre os dados sobre quantidades e tipos de denúncias recebidas por mês. Com as métricas, é possível identificar se os colaboradores estão utilizando o canal, bem como se pode identificar quais são os tipos mais comuns de delações e então nortear ações internas para coibir tais situações, tais como treinamentos sobre o assunto e promoção de comunicações internas.

Como a be te ajuda?

A implantação de um canal eficaz pode ser trabalhosa e constitui um processo contínuo de comunicação. Por esse motivo, a Be Compliance disponibiliza uma plataforma de Compliance com Canal de Denúncias, métricas, interação com denunciantes e kits de comunicação para auxiliar as empresas.

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