Políticas e Códigos são instrumentos essenciais do Programa de Integridade, pois é por meio destes Instrumentos que a empresa estabelece os critérios de conduta esperada de colaboradores, representantes e terceiros, alinhado aos valores empresariais. Códigos e Políticas servem como guias para os colaboradores para nortear as ações do dia a dia na empresa.
Sendo assim, confira agora os documentos essenciais para o compliance:
- Brindes e Presentes
- Condutas proibidas
- Consequências de atuação contrária a empresa
- Conflito de Interesses
- Disposições anticorrupção
- Relacionamentos na Empresa
- Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo
- Proibição a fraude e assédio
- Vestimenta
- Uso de instrumentos e materiais da empresa
- Saúde e Segurança do trabalho
- Segurança da informação
- Condutas esperadas de representantes da empresa (terceiros e parceiros)
- Canais para comunicação de não conformidades identificadas
Os temas acima são o mínimo necessário em relação a boas práticas de Compliance, no entanto cada empresa pode adicionar os temas que forem pertinentes para o seu ramo de atuação e pertinentes para a preservação de seus valores e de sua cultura empresarial.
Cada empresa pode tratar sobre os temas em um grande Código, como Código de Ética e Conduta, ou pode tratar de cada assunto em documentos isolados, tais como:
- Política de Terceiros
- Política de Brindes
- Política Anticorrupção
- Política de Due Diligence
Não há regra quanto a nomenclatura de documentos, o importante é apenas que a empresa trate sobre os temas indicados. Ademais, não basta também apenas a elaboração de documentos é essencial que os documentos sejam assinados por colaboradores e representantes da empresa.
No entanto, quando se trata de empresas com mais de duzentos funcionários a gestão e controle de assinaturas pode se tornar complicado. Ainda mais, quando se coloca na equação o índice de novas contratações.
Como a plataforma da Be te ajuda?
Para facilitar a gestão de documentos a nossa plataforma conta com módulo de gestão de documentos no qual é possível:
- Solicitar aprovações prévias de documentos
- Gerenciar documentos de forma totalmente digital
- Coletar assinatura digital
- Extrair relatórios de assinaturas
- Realizar a solicitação de assinaturas de forma digital e automatizada
Com a Plataforma Be Compliance é possível fazer a gestão completa de seus documentos de forma 100% digital e automatizada, de forma rápida e fácil! Agenda já uma demonstração sem compromissos com a nossa equipe em www.becompliance.com
