Introdução
Todo negócio, para se manter vivo e competitivo, precisa passar por mudanças, seja para se adequar a novas leis, para estabelecer novos processos internos, implementar novas diretrizes, acompanhar evoluções tecnológicas, fusões de empresas, reestruturações, novas lideranças, adoção de novas ferramentas etc.
Todas as mudanças, independente do motivo e por menores que sejam, irão impactar na maneira como as coisas são feitas dentro de uma organização. O impacto pode afetar diretamente as pessoas envolvidas e suas operações diárias. Dessa forma, mudanças podem assustar e acabar gerando certa resistência tanto da alta gestão, como dos colaboradores que não querem sair de sua zona de conforto.
A gestão de mudanças é justamente o que poderá dar segurança para que as mudanças necessárias ocorram de forma estruturada e menos traumática. Assim, as mudanças são um conjunto de ações pensadas e executadas para conduzir da melhor maneira possível as transformações pelas quais a empresa vai passar, organizando todo o processo de transição. As mudanças devem ser introduzidas nas organizações através de programas/projetos.
Fazer a gestão das mudanças é pensar pelo ponto de vista de todos os envolvidos, humanizando o projeto para diminuir as resistências naturais e gerar engajamento para alcançar os objetivos. Além disso, a gestão de mudanças consiste em adotar práticas para facilitar a adaptação dos colaboradores diante de mudanças organizacionais, de forma a evitar a queda de produtividade e promover um ambiente de trabalho positivo, mesmo durante momentos desafiadores no decorrer das mudanças.
Quais são as Fases de uma Gestão de Mudanças?
É possível dizer que a gestão de mudanças contém algumas fases essenciais, mas cada empresa irá definir todas as etapas de acordo com a mudança e suas necessidades. Vejamos algumas fases importantes:
- 1) Planejamento detalhado contendo as etapas de transição, papéis e responsabilidades e resultados esperados.
- 2) Comunicação clara e eficiente que garanta a cooperação e engajamento dos colaboradores. Essa comunicação deve ser feita de forma prévia e se manter durante todo o processo de transição e inclusive na fase de monitoramento.
- 3) Treinamentos. A depender dos tipos de mudanças a serem implementadas, muitas dúvidas podem surgir. Os colaboradores precisam ser treinados e capacitados para cumprirem os novos protocolos, novas políticas, regulamentos, utilizarem novos sistemas, ferramentas.
- 4) Monitoramento. A gestão de mudanças envolve também o monitoramento das inovações e a aderência às mudanças, podendo incluir auditorias internas e revisões regulares dos novos processos.
Um ponto a ser observado é o de que, no caso de mudanças que demandam mais tempo para serem implementadas, estabelecer metas de curto prazo se torna importante para manter os envolvidos engajados até a conclusão do projeto. Dessa forma, a cada meta alcançada haverá a valorização dos colaboradores e a renovação do empenho para seguirem para o próximo passo.
Quais são os Benefícios de uma Gestão de Mudanças?
As transformações implementadas de forma correta irão beneficiar a empresa no que se refere ao clima interno, redução de custos, maior produtividade, maior lucratividade etc. O processo de implementação a gestão de mudanças trará os seguintes benefícios:
- O período de transição não irá afetar a produtividade dos colaboradores, já que terão consciência e conhecimento de todo o processo de mudança e estarão preparados para lidar com alguma dificuldade que possa surgir.
- Com uma gestão correta e um monitoramento efetivo os colaboradores estarão sempre preparados para outras mudanças necessárias.
- As mudanças implementadas de forma correta tornam a empresa mais competitiva.
Gestão de Mudanças e Implementação de um Programa de Compliance
A implementação de um Programa de Compliance gera uma transformação na empresa. Por isso, a gestão de mudanças pode ter um importante papel em todo esse processo. A gestão de mudanças irá começar com uma avaliação da cultura organizacional existente. Nessa avaliação será possível entender as crenças, valores, normas e comportamentos atuais em relação ao cumprimento das regras e regulamentos e a partir disso será desenvolvido um plano de transformação estabelecendo metas, estratégias e ações específicas.
Outro ponto importante da gestão de mudanças é a comunicação e conscientização em relação à transformação da cultura com a implantação do Programa de Compliance. É essencial que todos os membros da organização entendam a importância e os benefícios do compliance e de uma cultura ética. Os líderes devem comunicar, de forma clara, as razões e o objetivo da mudança.
O envolvimento e engajamento dos colaboradores na implantação das mudanças necessárias é crucial e, por isso, a gestão de mudança também tem o papel de identificar lacunas de conhecimento ou algumas dificuldades no processo e providenciar treinamento adequado para eliminar, ou ao menos mitigar, essa dificuldade.
Os treinamentos e capacitações irão proporcionar aos colaboradores o conhecimento e habilidades necessárias para cumprirem corretamente as novas políticas e regulamentos. Sabendo qual é o comportamento esperado e o que é permitido ou não, os colaboradores ainda poderão identificar e relatar condutas/atividades antiéticas, ilegais ou suspeitas através de um canal de denúncias confidencial e sigiloso.
Como a Be te ajuda?
A Be lançou um novo módulo na Plataforma de Compliance pensando justamente na gestão das mudanças. Nesse módulo você poderá registrar a mudança a ser implementada, o seu plano de mudança com definição dos responsáveis e a aprovação com possibilidade de adicionar um fluxo para isso. Poderá ainda fazer o registro dos detalhes e evidências da implementação da mudança e do seu encerramento, detalhando a eficácia de todo o processo. Agende uma apresentação para conhecer a nossa Plataforma de Gestão de Compliance.
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