Introdução
Nos últimos anos, o compliance tem se tornado uma ferramenta essencial de gestão para empresas de todos os tamanhos e setores, desempenhando um papel crucial na prevenção, mitigação e correção de riscos de conformidade. No entanto, liderar uma empresa rumo a conformidade exige esforço e dedicação, especialmente para pequenas e médias empresas que muitas vezes têm equipes enxutas.
Em meio a legislações complexas, perder-se diante de tantas regras se torna um risco comum, que pode trazer danos reputacionais e financeiros. Portanto, é fundamental que os responsáveis pela gestão e implementação do compliance adotem estratégias e explorem alternativas para otimizar seus processos, como por exemplo, integrando a tecnologia à realidade da empresa, devendo neste caso observar cada contexto, pois pode sofrer variações de organização para organização.
Nesse cenário, aliar a tecnologia ao programa de compliance tem ganhado cada vez mais adeptos, auxiliando não apenas no cumprimento das exigências legais, como também em ter uma maior segurança, e no crescimento das empresas. Sendo assim, neste artigo abordaremos aspectos do compliance e a tecnologia, com relação a conceito, benefícios, o que é o sistema de gestão de compliance e seus impactos positivos.
O que é Compliance?
Antes de abordarmos sobre a tecnologia e o compliance, precisamos entender melhor seu conceito. Estar em compliance, vai além de políticas, códigos de conduta e legislações, é ser ético no seu cotidiano, nas suas relações internas e externas, e praticar as diretrizes que estão descritas nos documentos, tendo um olhar crítico e humanizado para as potenciais ocorrências do dia a dia.
Desta forma, o conceito está diretamente relacionado à governança corporativa, ou seja, com um modelo de gestão, monitoramento e estímulo para que as empresas e pessoas atuem com responsabilidade corporativa e em conformidade com as regras e normas aplicáveis.
Além disso, o compliance desempenha um papel crucial na criação de mecanismos que assegurem que a organização esteja de acordo com todas as obrigações legais e regulatórias, tornando-se uma ferramenta poderosa para esclarecimentos das diretrizes internas e externas, redução de riscos e, principalmente, garantindo a conformidade da empresa, protegendo a sua reputação e integridade.
Com relação a falhas nos sistemas empresariais, elas representam riscos operacionais, muitas vezes resultantes de fraudes. Nesses casos, o compliance auxilia:
- Reforçando os controles internos;
- Na condução de treinamentos e capacitação dos funcionários;
- No detalhamento de normas e procedimentos da organização;
- No desenvolvimento de plano de ação, e plano de continuidade de negócios para mitigação das consequências caso ocorra alguma falha ou disrupção nas operações da empresa.
O compliance é fundamental para redução de riscos, e para assegurar que a empresa atue de acordo com suas diretrizes internas, e as regulamentações legais, evitando, assim, qualquer tipo de eventualidade financeira, legal ou reputacional.
Sistemas de Gestão de Compliance e a Tecnologia
Para alcançar os objetivos estratégicos de compliance, é importante que as pequenas e médias empresas possuam uma estrutura que possibilite a integração e uma comunicação efetiva entre as unidades de negócio e a alta gestão, uma vez que essa área é responsável por disseminar as condutas da empresa.
Após definir a estrutura, e compreender o contexto que a empresa está inserida, recomenda-se que sejam buscadas alternativas, como a tecnologia para auxiliar no processo de implementação e gestão das políticas, procedimentos e controles relacionados ao compliance.
A tecnologia vai desempenhar um papel fundamental no monitoramento contínuo, contribuindo para o levantamento de gaps, criação de treinamentos aos colaboradores para contribuir com o conhecimento sobre questões de compliance e seus riscos, impactando positivamente na cultura de integridade.
Outro papel importante que a tecnologia vai desempenhar é no processo de avaliação e gestão de riscos, devido ao fato do sistema de gestão de compliance permitir identificar as áreas de maior risco, bem como, desenvolver planos de ação para tratamento desses riscos.
No que diz respeito à proteção de dados e segurança das informações, a tecnologia proporciona maior segurança à empresa, permitindo um melhor controle de acesso, gestão documental eficiente e centralização dos processos com maior objetividade e precisão.
Um programa de compliance respaldado pela tecnologia traz ganhos significativos com relação ao tempo e economia de recursos financeiros, uma vez que a automatização das tarefas, que geralmente são manuais e repetitivas, irá permitir que o responsável pelo compliance foque em atividades mais estratégicas para a empresa.
Além disso, a tecnologia traz benefícios até para as auditorias internas e externas. Como sabemos, as auditorias são essenciais tanto para grandes empresas, como para pequenas e médias empresas, pois contribuem para o processo de melhoria contínua. Com a utilização da tecnologia, muitas auditorias estão valorizando as organizações que se dedicam a implementação do programa de compliance utilizando ferramentas, pois transmitem maior clareza ao auditor.
Assim, fica claro que as soluções tecnológicas são ferramentas poderosas que contribuem para eliminar tarefas burocráticas e, muitas vezes, massivas. Portanto, é fundamental que as pequenas e médias empresas enxerguem e se abram para as possibilidades apoiadas por soluções tecnológicas.
Conclusão
Concluímos que a conformidade, governança e integridade corporativa são alicerces fundamentais para o sucesso de qualquer empresa, principalmente de pequenas e médias empresas e que os sistemas de gestão de compliance acabam desempenhando um papel crucial na simplificação e fortalecimento das áreas internas.
Para simplificação dos processos internos, e auxílio no crescimento e desenvolvimento dessas empresas, a tecnologia veio como uma poderosa aliada, permitindo automatizar tarefas, como por exemplo diligências, gestão de documentos, treinamentos, e até mesmo reportes. Ao adotar a tecnologia, pequenas e médias empresas podem enfrentar os desafios de forma eficiente.
Além de tudo, não podemos nos esquecer que a comunicação e engajamento de todos os colaboradores, incluindo a alta administração é necessário para deixar o ambiente organizacional mais leve frente a grandes transformações nessas empresas. Para garantia máxima da transparência, a implementação do compliance deve ser realizada com um monitoramento constante, sendo esse um dos pilares do projeto, já que irá ajudar no levantamento de dados reais que poderão ser utilizados para impulsionar mudanças necessárias para o seu crescimento.
Pensando nisso a Be possui duas Plataformas, sendo a de “COMPLIANCE e a BE STANDARDS”. A primeira Plataforma é voltada para a implantação da área de Compliance, criada com uma metodologia com base nas recomendações da Controladoria Geral da União (CGU) e FCPA, e que abrange gestão de riscos, treinamentos, documentos, políticas e due diligence. A segunda plataforma é voltada para o Compliance regulatório, onde é possível realizar gestão otimizada de todos os requisitos dos normativos, e certificações. Por isso, convidamos você para entrar em contato conosco clicando no botão abaixo para agendamento de uma demonstração sobre essa nova solução que vem revolucionando o mercado!
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